Satu Langkah Mudah Tingkatkan Produktivitas Kerja

 

Pagi-pagi, pertama kalinya di hari itu HP dibuka. Lalu ada puluhan bahkan ratusan pesan yang tidak terbaca muncul di layarnya. Waduh, semua kelihatannya penting! Sampai bingung harus memulainya dari mana. Bukannya hati fresh dan bahagia, tapi sudah dikejar sana-sini melalui si layar HP. Sarapan sambil buka HP. Mandi sambil memikirkan isi HP. Sampai-sampai tidak bisa memberi perhatian ketika pasangan atau anak laporan ini-itu. Akhirnya, berangkat ke kantor dengan mood yang kurang bahagia.

Sesampainya di kantor ingin mengerjakan pekerjaan yang tadi diniatkan, terpaksa harus menerima ‘tamu’ dulu dari rekan-rekan sejawat yang minta diskusi macam-macam. Ketika para tamu sudah pergi, baru ingat ada rapat penting dalam lima menit lagi. Padahal bahan rapatnya belum disiapkan.

Meja penuh dengan tumpukan kertas yang tidak terrangani, memo-memo, dan sticky notes warna-warni menempel dimana-mana, bahkan jatuh ke lantai. Akhirnya, banyak target yang tidak tercapai, banyak miskomunikasi yang terjadi, dan bekerja menjadi tidak bahagia!

Assalamu’alaykum, Tetangganet. Bagaimana kabarnya hari ini? Semoga sketsa di atas tidak terjadi pada rutinitas Tetangganet ya. Namun, tak jarang kejadian tersebut sungguh terjadi, lho.

Ilustrasi di atas menunjukkan betapa pentingnya kita mengetahui faktor apa saja yang bisa mengganggu produktivitas kita dalam bekerja. Jangan sampai, energi dan pikiran sudah terkuras, tapi hasilnya tidak maksimal. Sampai-sampai merasa waktu 24 jam sehari itu tidak cukup!

Untuk itu, pada artikel ini, saya ingin membahas beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas kita dalam bekerja dan salah satu langkah yang bisa diambil sebagai solusi permasalahan-permasalahan tersebut. Ingin tahu selengkapnya? Yuk, scroll ke bawah!

Faktor-Faktor yang Berdampak pada Produktivitas Pekerjaan

1. Jalur Komunikasi yang kurang lancar

Kurangnya komunikasi dapat memberikan dampak negatif yang besar bagi produktivitas kerjanya. Coba bayangkan suatu proyek yang harus dikerjakan secara kolaboratif oleh beberapa orang. Apabila di antara orang-orang tersebut ada masalah pada komunikasinya, tentunya akan sulit sekali untuk mendapatkan tempo kerja yang diharapkan. Yang satu inginnya ‘2+3’, sedangkan yang lain ingin ‘1+4’. Padahal maksudnya sama, lho!

Jangan sampai miskomunikasi menyebabkan misi tidak terselesaikan karena banyak waktu terbuang untuk berdebat atau menunggu jawaban dari salah satu pihak.

2. Organisasi informasi yang kurang baik

Kemampuan seorang individu untuk mengingat, memilih, menyusun, memproses suatu informasi sangat bergantung dengan kuantitas informasi yang diberikan. Semakin banyak informasi yang perlu diproses, semakin penting kemampuan organisasi informasi harus dimiliki oleh seorang individu.

Apalagi yang namanya manusia, pasti ada lupa dan khilaf. Semakin banyak informasi yang diberikan, semakin banyak lupanya. Betul?

Oleh karena itu, biasanya kita menggunakan alat bantu agar mudah mengorganisasikan informasi. Entah itu menggunakan buku catatan, kalender, folder-folder dokumen, dan lain-lain.

Namun, kita perlu waspada ketika mulai mengamati memo tempel yang mulai bertebaran, kertas-kertas yang bertumpuk tinggi tidak beraturan, sering terlewat deadline penting atau ketinggalan meeting. Ini tandanya kita perlu beralih ke metode organisasi informasi atau alat bantu yang lebih powerful lagi.

3. Tidak dapat segera menyesuaikan diri dengan perubahan

Kita hidup di zaman yang serba cepat. Perubahan demi perubahan adalah sesuatu yang tidak bisa dihindari. Kita dituntut untuk segera beradaptasi dan mengatasi masalah yang ada.

Salah satu contoh perubahan yang bisa sangat berpengaruh, misalnya ada struktur kepegawaian yang baru, ada peraturan yang baru, dan lain-lain. Jangan-jangan kita lebih banyak menghabiskan waktu karena berdiskusi dengan pihak yang kurang tepat.

4. Keseimbangan Kerja dan Kehidupan Pribadi

Tak dapat dipungkiri, keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi sangat berperan untuk menjaga pikiran tetap fokus dan produktif. Seorang karyawan harus bisa memilah kapan saatnya fokus kepada pekerjaan, dan kapan saatnya untuk fokus kepada keluarga. Jika hal ini tidak dapat terpenuhi, seorang karyawan dapat menjadi stres ataupun jatuh ke lembah depresi.

Aplikasi untuk Membantu Meningkatkan Produktivitas

Salah satu hal yang bisa dicoba untuk menghindari hal-hal yang dapat mengurangi produktivitas adalah menggunakan alat yang dapat membantu, misalnya menggunakan aplikasi digital. Kenapa menggunakan aplikasi? Berikut penjelasannya.

Dengan menggunakan aplikasi digital yang mewadahi seluruh karyawan untuk berkomunikasi,

1. Mendukung Komunikasi Efektif dan Efisien

Jalur komunikasi dapat dilaksanakan dengan mudah dan efisien, bahkan tanpa melalui pertemuan tatap muka. Setiap karyawan yang berada di lokasi yang berbeda pun dapat saling berkomunikasi dengan baik. Apalagi untuk sebagian perusahaan, sebagian atau seluruh karyawannya bekerja pada mode remote. Tentu aplikasi komunikasi dapat sangat memudahkan untuk segera menyelesaikan target yang ingin dicapai.

Komunikasi digital dapat dilakukan lebih cepat dan efektif jika dibandingkan dengan komunikasi yang mengharuskan seseorang membuat janji temu. Kasus yang sering terjadi komunikasi kurang lancar karena tiap orang berada di lokasi yang berbeda-beda (belum lagi kalau salah satunya bekerja secara remote) dan mengerjakan kegiatan yang berbeda-beda. Mau meeting? Eh, ada meeting lain yang lebih penting. Perlu diskusi, karyawan sedang bertemu klien.

Dengan menggunakan aplikasi digital, setiap orang dapat menyesuaikan kapan dia akan membuka pesannya. Bayangkan, ketika sedang berkonsentrasi mengerjakan suatu hal, tiba-tiba ada rekan sejawat yang datang dan ingin mendiskusikan pekerjaan ini itu. Jadinya pekerjaan yang harusnya selesai dari tadi, harus terganggu. Memulai konsentrasi kembali itu bukan hal yang mudah untuk setiap orang, setuju nggak?

2. Semua Dokumen dan Riwayat Terekam dengan Rapi

Dengan menggunakan aplikasi, karyawan tidak perlu lagi menggunakan catatan, memo, ataupun sticky notes yang rawan hilang dan sudah dicari. Riwayat pekerjaan pun akan tersimpan dengan baik, meskipun sudah bertahun-tahun berlalu.

3. Update Informasi dengan Cepat

Dengan aplikasi, segala perubahan dan perkembangan dapat dipantau secara real time. Sehingga karyawan dapat beradaptasi dengan perubahan baru dengan cepat. Nggak seru kan, kalau ada yang belum dapat info family gathering lalu menjadwalkan rapat pada hari yang sama.

4. Aplikasi Khusus Terpisah dari Chat Pribadi

Dengan memisahkan aplikasi kerja dengan aplikasi chat yang digunakan sehari-hari, pekerja juga dapat lebih fokus mengerjakan pekerjaannya. Demikian juga waktu dengan keluarga juga tidak terganggu. Dengan begitu work-life balance juga dapat lebih terpenuhi. Pekerja datang ke perusahaan dengan bahagia, pulang ke rumah juga dengan bahagia. Siapa sih yang nggak mau karyawannya hepi dan semua target terpenuhi?

Menggunakan aplikasi khusus yang berbeda antara pekerjaan dan urusan pribadi dapat meningkatkan fokus dan menjaga keseimbangan. Misalnya saja, ketika di kantor, karyawan tidak akan terganggu oleh pesan-pesan pribadi. Sedangkan ketika family time, karyawan juga dapat menutup aplikasinya dan fokus dengan keluarga.

Worxspace: Aplikasi Kolaborasi yang Super Helpful

Aplikasi apa yang bisa kita pakai untuk tujuan di atas? Perkenalkan, aplikasi Worxspace.

Aplikasi Worxspace adalah suatu aplikasi yang dapat mewadahi kebutuhan-kebutuhan di atas. Utamanya untuk kebutuhan personalia, aplikasi Worxspace juga merupakan aplikasi kolaborasi yang dapat digunakan suatu perusahaan untuk memperlancar komunikasi, kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas. Ingin tahu fitur-fiturnya? Yuk, kita lanjutkan!

Fitur-Fitur Worxspace

1. Direktori Perusahaan

Bingung mencari info mengenai perusahaan? Sudah nggak jaman! Di Worxspace, semua info tentang perusahaan, visi-misi, struktur organisasi, dokumen-dokumen, bahkan kontak semua karyawan telah tersusun secara rapi di Company Directory.

Tentunya fitur ini memudahkan sekali bagi karyawan yang baru bergabung atau baru berpindah ke divisi yang baru dengan tugas yang baru.

2. Internal Messaging

Supaya kita tetap produktif dalam bekerja, penting sekali agar aplikasi chat pekerjaan tidak bercampur dengan chat pribadi. Di internal messaging Worxspace, karyawan bisa menggunakan internal chat tanpa nomor pribadi llho. Bisa personal chat, group chat dengan anggota se-departemen, maupun broadcast. Bisa juga ditambahkan fitur chat bot, agar kita tidak terlalu lama menunggu jawaban chat yang seharusnya bisa dibuat dijawab otomatis oleh bot, misalnya cek kuota cuti. Selain itu ada stickernya juga dalam aplikasi, sehingga chat tidak membosankan dan tambah semangat berkolaborasi.

3. Task Management

Seringkali ketika berkolaborasi, kita perlu bagi tugas dan saling mengecek progres dari pekerjaan rekan kita. Dengan task management, kita bisa menambahkan tugas, catatan, maupun kalender kegiatan bersama.

Menyenangkan sekali kan, kalau kita bisa melihat kalender dan memilih tugas yang akan diselesaikan terlebih dahulu sesuai prioritas dan deadline.

4. Smart Personalia

Fitur inilah pahlawannya para HR. Dengan fitur ini, HR bisa mengatur perizinan maupun cuti dengan mudah. Selain itu, ada fitur khusus employee onboarding untuk karyawan baru, internal polling, pesan broadcast personalia untuk seluruh karyawan, juga personal chat bot yang membantu menjawab otomatis pertanyaan seputar HR yang bisa dikerjakan oleh bot.

5. News and Greet

Ada berita gembira di perusahaan? Jadikan karyawan sebagai orang yang pertama kali tahu! News and Greet adalah fitur dimana berita penting bisa dikabarkan ke seluruh karyawan. Fitur greeting bisa digunakan juga untuk saling merayakan bersama berita gembira seperti promosi atau bahkan ulang tahun karyawan. Berbagi kebahagiaan dapat meningkatkan kualitas hidup, lho. Karyawan bahagia tentunya akan lebih inovatif, bukan?

6. Cross Platform

Yang lebih canggih lagi, aplikasi Worxspace dapat diakses lintas perangkat dengan beragam sistem operasi, lho. Worzspace tersedia sebagai aplikasi Android, iOS, maupun Web-based. Jadi karyawan bisa mudah mengakses Worxspace dari mana saja.

Bagaimana, Tetangganet? Bakalan sangat membantu banget kan aplikasi ini? Untuk informasi lebih lanjut, bisa Tetangganet akses di website resmi aplikasi HR Worxspace ya.


Semoga dengan menggunakan aplikasi hr Worxspace, Tetangganet menjadi lebih produktif dalam bekerja dan menjadi lebih bahagia. Yuk, coba dan rekomendasikan Worxspace untuk perusahaan Tetangganet. Semoga artikel ini membantu.

Title Photo Credit: Headway on Unsplash